כל עצמאי או עסק הרשומים כחוק, חייבים להוציא מסמכי עסקה בכל מכירה. גם עסקים שמספקים שירותים חייבים לתעד את העסקאות השונות ולהוציא מסמכים כחוק. אי הכנת קבלה או חשבונית, מהווים עבירה חמורה על החוק ועל פקודת המיסים. נסביר בשורות הבאות מי צריך להוציא חשבוניות ובמה שונה קבלה רגילה.
עוסק מורשה – כן, פטור – לא
עצמאים הפועלים בישראל לרוב מוגדרים או בתור עוסקים פטורים או בתור עוסקים מורשים. כך גם מרבית הפרילנסרים שפועלים בארץ. הכלל הוא פשוט: מי שרשום בתור עוסק פטור, לא צריך להוציא חשבוניות מס . לעומת זאת, מי שרשום בתור עוסק מורשה כן חייב להוציא חשבוניות מהסוג הזה. חשוב להדגיש כי חשבונית עסקה היא משהו אחר לגמרי, וזהו מסמך שעוסקים פטורים כן מוציאים. מדובר בסוג של דרישת חשבון או פירוט חשבון, לצורך התחשבנות כספית.
חשוב לציין שעוסק פטור שמגיע להכנסה כספית שעוברת סף מסוים שמגדירה רשות המיסים, מחויב לעבור לסטטוס אחר. מעל סך כספי שמוגדר, חייבים להירשם כעוסקים מורשים ומרגע זה והלאה, חייבים להתחיל להנפיק חשבוניות ולא קבלות. בקבלות, לא גובים מע"מ אך הדבר שונה כאשר מדובר בחשבוניות (נסביר עוד על כך בהמשך).
חברה בע"מ ושותפויות – חייבים
מלבד עוסק מורשה שמחויב להוציא חשבונית מס בכל עסקה ועסקה, גם סוגי עסקים רבים אחרים מחויבים בכך. לא משנה באיזה ענף פועל העסק או פועלת החברה, כל חברה שמוגדרת בתור חברה בע"מ צריכה להוציא חשבוניות במהלך העסקים הרגיל. גם שותפויות עסקיות מחויבות בכך. המהות של מסמך עסקה מסוג זה היא כפולה. ראשית, בכל מסמך כזה מפרט העסק מהי ההכנסה שהוא הפיק מהמכירה או ממתן השירות. שנית, בכל מסמך מפורט מרכיב המס שנגבה מהלקוח ושאותו צריך להעביר לרשות המיסים (למעשה – למע"מ, מס ערך מוסף).
אגב, זו בדיוק המשמעות של המילה פטור, שבעוסק פטור. עוסקים קטנים פטורים מהצורך לחייב במע"מ ולכן הם גם לא צריכים ואף אסור להם להוציא חשבונית מס. גביית מס מלקוחות ואי העברת המע"מ במועד, פעם בחודש או פעם בחודשיים, מהווה גם כן עבירה חמורה. משום כך, ממליצים כל יועצי המס ורואי החשבון להקפיד על נושא זה ולהתנהל בדייקנות.
אם נרצה לסכם ולחדד, כל עסק שצריך לגבות מע"מ מהלקוחות במסגרת עסקיו, מחויב בהוצאת חשבוניות. כיום, ניתן לעשות זאת על ידי תוכנה או שירות אונליין, המנפיק חשבוניות דיגיטליות, עם חתימה דיגיטלית. מועד הוצאת המסמך הינו מועד התבצעות העסקה, בין אם שולמה התמורה באופן מיידי ובין אם מדובר במכירה באשראי (תשלומים, כרטיס אשראי, שיק דחוי וכדומה). במידה ובוצע תשלום, ניתן להנפיק מסמך משולב שנקרא חשבונית מס – קבלה. אפשרות אחרת היא להוציא את שני המסמכים הללו בנפרד, זה אחר זה.